Preparación de una feria comercial

Asistir como expositor a una feria comercial es una oportunidad en la que no solo debemos rentabilizar los costes sino buscar que sirva de trampolín hacia nuestros objetivos. Dichos objetivos deberían ser explicitados para que todo el equipo asistente pueda colaborar en conseguirlos:

  1. Hacer nuevos contactos con los visitantes profesionales pero también con las empresas que estén participando como expositoras. Miremos el directorio y vayamos a saludarlas.
  2. Vender, sin duda. Pero también puede ser un buen momento para reunirse con clientes y distribuidores actuales, incluso recuperar clientes perdidos
  3. Ver a posible competencia que también esté presente y analizar detalles de cómo comunican, qué productos ofrecen, en qué centran sus acciones comerciales.
  4. También si es sectorial, ver tendencias y novedades.
  5. Reforzar la imagen de marca. Es posible que el número de empresas de nuestro sector que participa en ferias sea solo un porcentaje menor. Por ello nos puede ayudar al branding al mostrar una empresa dinámica, orientada a las ventas.

Por ello la correcta preparación de una feria empresarial es clave y requiere de al menos los siguientes puntos que debemos tener en cuenta:

  • Disponer de la logística necesaria para montar en el stand y para todos los días de la feria.

Si hay que llevarse muestras que no nos quedemos sin ellas al segundo día, o con elementos tan básicos a veces en ferias alimentarias de servilletas, vasos o platos. Pero también de botellas de agua. Sí, agua. Serán muchas horas de pie y el agua nos ayudará a sobrevivir.

  • Ir con tiempo a montar el stand. El mismo día de la feria puede retrasarnos el inicio y dar mala imagen.

Seguramente no haya dificultad en desplazar hasta nuestra ubicación el mobiliario o decoración que necesitemos, pero nunca viene de más en caso de ser muy pesada o de gran volumen verificar con la organización medios de transporte por las salas o pabellones así como posibles montacargas.

Si llevamos productos perecederos, este deberá estar en condiciones de conservación. Un jamón que esté sudando, chocolate derretido o vinos calientes no son agradables. Si no disponemos de expositores refrigerados o no podemos transportarlos, seguramente la organización nos podrá facilitar empresas que los alquilan.

Si son soluciones informáticas, asegurémonos que el monitor es del tamaño adecuado y que llevamos un segundo equipo de repuesto. Una avería nos dejarían sin poder hacer demostraciones.

  • Informarse del perfil de los visitantes de otras ediciones.

La mayoría de las ferias publican una memoria del año anterior con detalles de los visitantes. También nos permite ver el directorio del año pasado o del actual. Analizar posibles oportunidades o competidores facilitará planificar la comunicación o las posibles reuniones.

  • En ferias internacionales o con presencia internacional de potenciales compradores deberemos estar preparados.

Es imprescindible contar con personas preparadas, que conozcan el mercado y que hablen los posibles idiomas en los que se negociará, al menos el inglés. Aunque sea una feria en nuestro país, puede haber visitantes buscando oportunidades comerciales de otros países. (No seria la primera vez que he tenido como visitante ayudar a un stand con la atención de un cliente interesado porque no había nadie que supiera idiomas).

También deberemos disponer de aquellas fichas país que nos interesen. Seguramente no haga falta la de Francia o Portugal, países vecinos, pero ¿qué sabemos de los países africanos? ¿O incluso centroamericanos? Para ello contamos con la web del Instituto de Comercio Exterior de España www.icex.es

  • Planifiquemos con tiempo el material promocional

Depender de los plazos de última hora de la imprenta genera mucho estrés.

Llevemos tarjetas corporativas suficientes, más vale que sobren.

Pero también flyers, dípticos, catálogos, BOLIGRAFOS, cuadernos… y si hay visitantes de otros países, traducidos al menos en inglés.

Ojo con los productos de merchandising de regalo. Elprimer día si somos demasiado generosos termianremos con las existencias antes de tiempo y tendremos que explicar en muchas ocasiones que no disponemos ya de esa bolsa, ese detalle qu ehan visto que tienen otros. Pero lo contrario tampoco es lo ideal: ser cicateros los primeros días y que el último tengamos que llevarnos de vuelta cajas llenas o tirarlas.

  • Optimicemos el tiempo comercial.

Centremonos en los clientes objetivos. Es cierto que en muchas ocasiones se acercan al stand personas curiosas pero que no están interesadas o no tienen competencias de negociación por parte de sus empresas. Tomemos nota de ellas, pero no tratemos de vender a quien no quiere comprarnos.

Gestionemos las tarjetas. Una de las experiencias más agotadoras es comprobar al final de la tarde que no recordamos a muchos con lso que nos hemos intercambiado las tarjetas, ni los compromisos. Hagamos pausas para anotar en un cuaderno que luego será oro, con todos los detalles. O llevamos una grapadora pequeña o clips para adjuntar en cada hoja la tarjeta y los datos o compromisos. Si cada hora se pierde una parte de la información, en una semana recodaremos apenas una tercera parte de los detalles.

Tratemos de ser “británicos” en la gestión del tiempo en las reuniones. Tanto por el potencial cliente como por nosotros. Ambos querremos optimizar el número de encuentros. Con la cortesía debida, centrarse en los puntos de interés de ambos deberá servir para retomar pasada la feria el contacto con la solidez suficiente para rematar posibles operaciones o el inicio de una relación comercial.

Si podemos concertar citas previamente, pongámonos en contacto con ellas con tiempo y confirmemos pocos días antes que estarán en la feria el día de la cita. En caso de que no puedan, todo contacto comercial siempre es positivo.

Informemos en cualquier caso a nuestros actuales clientes de nuestra participación en la feria. Suele ser incómodo encontrarse con tu mejor cliente en la feria y que no le hayamos comunicado nuestra presencia. Igual se nos ha adelantado nuestra competencia invitándole.

En cualquier caso, un trato exquisito a todos los visitantes será siempre una buena tarjeta de presentación.

Una vez finalizada la feria viene la parte quizás clave:

  1. Hacer balance con todo el equipo, con las cosas positivas y las negativas (para tener en cuenta en la próxima feria a la que vayamos)
  2. Medir los resultados en los meses siguientes con el fin de evaluar la justificación o rentabilidad de la asistencia a dicha feria el próximo año.
  3. No posponga el contactar con aquellas empresas con las que se comprometió durante los días de la feria. Tampoco lo haga al día siguiente. Todos necesitarán un par de días de “descanso” o “desconexión” de la feria. También para atender los temas urgentes que hayan surgido en la oficina mientras hemos estado fuera. Y si son visitantes de otros países, deberán regresar.

Y recuerde, cuaderno para anotar y adjuntar tarjetas, beber mucha agua, no salir de copas por la noche, descansar suficientes horas y siempre una sonrisa.

¿Me he dejado alguna recomendación?

 

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