Algunas herramientas para sesiones de trabajo o mesas redondas virtuales

En algunas ocasiones se hace preciso organizar alguna charla en la que se comparta conocimiento o experiencias profesionales y a la que quieren asistir para aprender otros participantes. Hoy en día no es necesario tener que buscar una sala donde poder mantener una reunión, más aún si los profesionales o participantes residen en distintas localidades.

Surge en esa situación un problema: ¿Cómo mantener dicha “mesa redonda” ?

Para ello uso varias herramientas que facilitan mucho el propósito de estas sesiones. Especialmente hablaré sobre Blab.im que aunque aún no lleva un año existiendo, tiene cada vez más usuarios.

Requisitos previos

Es necesario tener una cuenta en Twitter, la mayoría la tenéis pero a partir de ciertas décadas se sigue sin decidir muchos a abrirse un perfil en twitter, a esos si tenéis dudas: hacedme caso o llamadme y os lo explico para qué (a ver si más adelante escribo una entrada sobre esto).

También es necesario tener como navegador FireFox o Chrome (no está disponible aún para Safari) o también como aplicación pero solo para las tablets y móviles de la manzanita.

¿Cómo buscamos una fecha y hora en la que podamos estar disponibles?

Seguramente teniendo todos agendas complicadas, con compromisos profesionales y familiares, es el primer problema: coincidir todos en el día y la hora. Para evitar perder tiempo en negociaciones, correos, llamadas de unos a otros yo uso Doodle  http://doodle.com/es/

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Es a modo de encuesta que permite gratuitamente acceder y generar la propuesta invitando con direcciones de correo electrónico a los ponentes así como asistentes. Se puede especificar tantos días y horas que se quiera. Cada receptor del correo selecciona aquellas opciones que le vienen bien.

Al final de la “votación” se puede ver en qué día y hora han coincidido más personas. Sin duda lograr un acuerdo del 100% no es posible, pero debe primar que más de la mitad estén disponibles, es decir, que se sigue adelante aunque haya alguno que no pueda.

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Pasos a seguir con Doodle

Para usar Doodle solamente es necesario acceder identificarse (arriba a la derecha de la página) y con una cuenta de Google o de Facebook (o generando un usuario nuevo) se accede.

A continuación seleccionamos “Planificar un evento” e introducimos el título, la descripción, así como un texto que reciban en el correo.

Nos da paso a un calendario en el que definimos los días y horas que proponemos (se debe ofrecer un abanico amplio y razonable de opciones).

A continuación podemos elegir entre una encuesta básica o una personalizada. Para la mayoría de los usuarios, la básica es suficiente, al menos para las primeras veces.
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Doodle permite que asignemos a modo de recordatorio en nuestra agenda la fecha de la reunión aprobada, para que no se nos olvide.

¿Cómo hago para recordar la fecha de la reunión ?

Yo personalmente uso Calendar de Google, pero hay otras aplicaciones on-line como Sunrise-Calendar, iCal, Outlook.

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Calendar permite crear varias capas de recordatorios o citas. Así tengo una capa que incluye a los compromisos familiares y que comparto solamente con mi mujer e hijos (sí, somos una familia conectada y enganchada a la red). Otra capa para compromisos profesionales, pudiendo dividir o sementar esta también.

Por tanto, si somos un grupo de profesionales, tenemos un proyecto con personas en distintas ubicaciones, etc, recomiendo generar una capa específica sin que quede expuesto públicamente otros compromisos que tengamos.

Usar Calendar o cualquier otra herramienta similar, es muy fácil y no creo necesario explicar como añadir. Sin embargo insistiré en la utilidad de que nos haga llegar bien correos o que nos aparezca en el movil un aviso días antes e incluso horas antes para recordarnos el compromiso o cita.

De esta forma aunque estemos muy liados, no se nos pasará.

Con esto ya tendríamos la fecha en la que se va a celebrar.

¿Cómo podemos realizar ese “mesa redonda” de forma virtual?

Para esto propongo que se use Blab https://blab.im . Se puede usar también Skype o Hangout, pero para hacer mesas redondas y por más motivos que ahora detallaré, recomiendo Blab.

En Blab solo se puede entrar (salvo que se me haya escapado otra vía) mediante una cuenta de twitter. Esto es así ya que es la forma en la que podremos participar tanto interviniendo de voz como por escrito haciendo preguntas por ejemplo.
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Blab lo bueno que tiene es que o lo usamos en el escritorio de nuestro ordenador o nos descargamos la aplicación al movil o tablet.

Ya estamos dentro del espacio de trabajo de Blab y vemos una serie de carteles con descripciones de las sesiones que están celebrando en el mundo ahora mismo o que están disponibles para verlas ya finalizadas o incluso que te informan de cuándo se van a a celebrar.

Si usas otro navegador que no sean Chrome o Firefox, no podrás crear (Arriba a la derecha) un Blab.

Si tu eres el que va a crear un Blab para una charla o debate, puedes cumplimentar el formulario con un título, con 3 etiquetas que definan el evento y puedes hacer que sea pública y cualquiera pueda conectarse y participar o “unlisted” que no es que sea privado al 100% sino que solamente aquellos que tengan el enlace o invitación podrán acceder.

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Y finalmente puedes empezar sobre la marcha o planificar el evento para el día y la hora que hubierais acordado (añadiendo ese enlace por ejemplo en el texto del calendario para que no se nos olvide).

¿Cual es el resultado? En este enlace podrás ver un día en el que con Antonio Cambronero (enorme experto) lo usamos a la vez que lo íbamos explicando : https://blab.im/miguel-probando-en-espanol-blab-introduccion-de-uso Sólo estábamos dos pero se podrían haber añadido más usuarios como se puede ver en esta imagen:

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En la columna de la derecha se puede ver los que participaron en el chat que no necesariamente son los que aparecen en las 4 imágenes.

Por cierto, Antonio Cambronero (en twitter @blockpocket ) tiene un muy recomendable manual con 10 super trucos para usar Blab: https://antoniocambronero.com/blab-10-s%C3%BAper-trucos-para-pros-356917ebca88#.lp8n7rjyx

 

NOTA FINAL: BLAB aunque tiene una opción de pasa desapercibido la sesión que tengamos, no oculta dicha información al menos para los que tienen el enlace. Por tanto, se puede hablar de lo que se quiera (dentro de la política de Blab pero que es de sentido común) pero sabiendo que se puede ver si alguien busca bien. O sea, no digáis nada que no queráis que la gente sepa.

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