Tu empresa necesita un ERP

Aunque hay muchos empresarios que usan ya aplicaciones de gestión y dado que las siglas siempre pueden ser confusas, se define un ERP en inglés como “Enterprise Resource Planning”. Vamos, lo que viene a ser un programa de gestión global de todas las áreas de la empresa compuestos por diferentes módulos: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Un programa que te ayuda a dar un paso hacia la transformación digital de tu empresa.

Algunos empresarios afirman que ya disponen de una herramienta hecha a medida hace una década. Yo les recomendaría que volvieran a salir a estudiar los ERPs actuales. Seguramente no tengan integrados muchísimas de las utilidades actuales además de centrarse principalmente en la parte de contabilidad-nóminas-finanzas.

Hay ERPs verticales, es decir, programas desarrollados y contrastados para un sector en concreto. Hay otros que siendo más genéricos son igual de interesantes y útiles. 

Tengamos en cuenta que las grande empresas usan ERPs a cual más potente y con el máximo alcance de todas las áreas y procesos. Y además invierten en actualizaciones y mejoras de forma permanente, por algo será. Existen soluciones adaptadas a todos los perfiles empresariales, incluso en el precio. No nos escudemos en el tamaño de nuestra empresa o en el precio para no informarnos al menos. Sin duda, disponer de un ERP nos dará una clara ventaja competitiva frente a la empresa que no lo use.

Gráfica elaboración propia de www.mikechapel.es Módulos posibles de un ERP Enterpise Resource Program

Ventajas de usar un ERP moderno

La principal ventaja es la reducción de burocracia y disponer de mucha más información y más rápidamente. Ambas ventajas son aplicable a todas las áreas, tanto si es una micro empresa como si es una gran empresa.

Al concentrar toda la información en una sola base de datos, la información de todas las actividades de la empresa se pueden consultar rápidamente desde cualquier área autorizada a ello. Si no lo hemos dicho ya, la información es la clave hoy en día: disponer datos rápidamente que nos permitan analizar y tomar decisiones también de forma rápida. Y la parte financiera es importante, pero no lo es todo. Eliminar tanto papel y tener los datos en digital, ayudan también al análisis denominado Business Intelligence (Inteligencia de negocio) y/o Big Data.

Disponer de un buen ERP que abarque la integridad de las áreas de mi empresa, facilitará además la implantación de un cuadro de mando integral.

Recomendaciones a la hora de elegir un ERP

Sin que se trate de una relación pormenorizada, es necesario tener en cuenta una serie de factores a la hora de elegir una solución o herramienta. El precio puede que no sea del principal ya que si compramos algo barato a lo que no le sacamos rentabilidad, al final sale caro.

Implementar un ERP nuevo es una molestia, para que negarlo. Es como remodelar tu casa. Hay que tirar paredes, enlucir y pintar. Son meses de incomodidad y de más horas de trabajo quizás. Pero al final, cuando la obra está terminada o el ERP instalado, nos alegraremos. Debemos ver desde el lado positivo la implantación del programa: nos da tiempo a hacernos con él poco a poco. No es necesario instalar todos los módulos el primer día. Se puede hacer una planificación y según el tamaño de la empresa y por tanto de usuarios, de áreas, responsables y procesos, se puede hacer en un par de semanas o tardar varios meses. Por tanto, debemos evaluar un ERP que tenga una formación asociada, incluso antes de instalarlo si fuera posible. 

El programa debería ser o de una gran empresa o de código abierto, y esto es así porque en muchos casos he encontrado empresas que no podían actualizar el ERP porque la empresa que se lo había hecho a medida ya no existía o estaban cautivos. Cierto es que una gran empresa internacional puede desaparecer pero es menos frecuente y en caso de que suceda, la competencia ya estará al quite para ofrecer a todo ese mercado soluciones alternativas. Hay una gran desconfianza aún en relación a las aplicaciones desarrolladas con código abierto, que no gratuito, injustificadamente. 

¿Qué es eso del código abierto?

El código abierto es un software distribuido y desarrollado libremente cuy código fuente se puede examinar. No es necesario pagar una licencia por su uso, aunque puede tener un coste de instalación, alojamiento, soporte o personalización. Lo mismo que en los no abiertos, salvo por lo de la licencia de uso anual. Este ahorro puede ser significativo para la pequeña empresa. Reconozco el motivo de alguna mala prensa de este tipo de herramientas. La clave del éxito y de su utilidad es la gran comunidad de desaprobadores y usuarios que exista. Cualquier posible fallo será subsanado en algunos casos hasta más rápido que si de una multinacional se trata. Ciertamente deberemos buscar una solución que tenga un volumen de descargas e instalaciones elevadas, que los lenguajes sean estándar y que nos permita seleccionar entre varias empresas que tengan la misma solución. También si necesitamos el desarrollo de algo módulo especial, será más fácil con código abierto que con código propietario. 

ERP Software Libre
Análisis de ERPs de SW Libre en https://mejor-erp-software-libre.es/

Otro factor además del de formación o tipo de código, es el número de módulos que dispone. Si no dispone de gestión de almacén, compras, presupuestos o ventas, se quedará cojo. Si además somos fabricantes, el módulo de producción será muy interesante aunque no se implante desde el principio para evitar tener muchos frentes abiertos.

Hay muchas empresas afortunadamente que se dedican a instalar y personalizar ERPs. Casi todas tienen desarrolladores que sabrán solventar cualquier posible obstáculo. No obstante, en muchas ocasiones no son especialistas en organización empresarial procesos. Esto implica que nos instalarán el ERP de una forma estándar. Esto no es malo de por sí, para muchas empresas la implantación estándar les obligará a modificar su organización y procesos a unos incluso mejores de los que tenían. Otras querrán que se haga de acuerdo a como trabajan, aunque no comprueben antes si su método es el adecuado y el más eficiente. Por ello recomiendo que se consulte con expertos previamente y que se haga un análisis externo funcional de todas las áreas. Siempre será mejor optimizar cómo hacemos las cosas y trasladarlo al ERP de forma correcta, a implantar errores que luego nos obligarán a un doble trabajo. 

Si quieres saber más, no dudes en consultar conmigo.

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